Simplifique a gestão de ativos de TI com o nosso guia

Um aspecto crítico do ITAM é determinar como a TI apoia os negócios. Aqui estão quatro motivos pelos quais o ITAM é importante:

1. Informações centralizadas sobre ativos

Os ativos em uma organização geralmente pertencem a várias pessoas e são usados por elas sem que haja um ponto centralizado de informações disponível para rastrear esses ativos. Isso resulta em imprecisão e desperdício de recursos, uma vez que as pessoas são empregadas para rastrear manualmente esses ativos. Com o ITAM, você pode fornecer uma única fonte de informações sobre todos os seus ativos para toda a organização, desde a equipe de TI até a gerência. Ao usar sistemas para monitorar o uso de ativos, você pode direcionar seus recursos para os problemas de TI que exigem um toque humano.

 

2. Elimine o desperdício

Ao controlar e atualizar as informações sobre os ativos em tempo real, o ITAM elimina o desperdício de recursos, melhora a utilização, economiza dinheiro ao reduzir as compras desnecessárias e aumenta a segurança e a conformidade legal, reduzindo assim os riscos.

 

3. Aumentar a produtividade

Com o advento da transformação digital, as equipes precisam do ITAM agora mais do que nunca para fornecer serviços sem comprometer a confiabilidade. Com o IT Asset Management, as organizações podem evitar despesas desnecessárias, aumentando assim a produtividade.

 

4. Apoiar as equipes em toda a organização

Ao centralizar os dados dos ativos e disponibilizar os dados corretos para as equipes, a gestão de ativos de TI proporciona à organização uma vantagem competitiva. Ao fornecer percepções, prever mudanças e gerenciar problemas, o ITAM ajuda a agregar valor rapidamente.

1. Identificação dos ativos

A primeira etapa do ITAM é identificar e criar uma lista dos ativos de TI da organização. O gerenciamento de inventário ajuda a organização a identificar todos os ativos e otimizar aqueles que são redundantes.

 

2. Rastreamento de ativos

Depois que os ativos forem identificados, a próxima etapa é usar uma ferramenta ITAM para monitorar e rastrear os ativos, independentemente de estarem ou não em uso no momento. Isso também envolve a coleta de informações relativas ao custo dos ativos, licenças, garantias, localização dos ativos, condição dos ativos etc.

 

3. Manutenção de ativos

Como o valor dos ativos de TI se deprecia com o tempo, eles são mantidos com base em seu respectivo ciclo de vida. A manutenção de ativos envolve reparos, atualizações e substituição de ativos em tempo hábil. Essa manutenção é registrada no software e os dados são usados posteriormente para determinar o desempenho dos ativos.

Nos últimos anos, houve um aumento da Shadow IT,  ou TI invisível, que é o uso de dispositivos, software, sistemas de tecnologia de TI, aplicativos e serviços sem a aprovação explícita da equipe de TI. Embora isso tenha ajudado a eliminar parte da dependência das equipes de TI, deixa em seu rastro preocupações com segurança e conformidade. Com a TI invisível, o aumento dos custos e muito mais, aqui estão alguns benefícios de implementar a gestão de ativos de TI:

• Implementar visibilidade e responsabilidade: com uma gestão eficiente de ativos de TI, haverá uma fonte unificada de informações sobre todos os ativos de TI atualmente em uso na organização. Um bom portal terá um painel que compila dados de fornecedores, garantias, termos de aluguel e contratos, aumentando assim a visibilidade e a responsabilidade. As informações devem estar atualizadas e também ser apresentadas de forma clara e sucinta. Na ausência de uma única fonte, os ativos são rastreados em vários locais por várias pessoas, o que pode ser muito desorganizado. O ITAM traz ordem e permite que as organizações tenham um local centralizado para rastrear os ativos de TI;
• Aprimore o orçamento e economize dinheiro: com um processo implementado, o uso dos ativos de TI é monitorado e maximizado. Além disso, o ITAM controla as compras futuras de ativos de TI que não são necessários para a organização e evita gastos indesejados com TI;
• Garantir a conformidade: a conformidade é frequentemente negligenciada no caso da TI invisível. É importante reforçar a conformidade com as políticas de segurança corporativa e os requisitos regulatórios da organização e de outras áreas. Os riscos legais e de segurança são reduzidos porque um bom processo de gestão de ativos de TI garante que os ativos de TI estejam prontos para auditoria;
• Melhorar a produtividade: o ITAM também oferece suporte a outros processos da ITIL, como a gestão de mudanças e o gerenciamento de problemas. Se um ativo for afetado por uma mudança, um problema ou um incidente, essas informações poderão ser acessadas de forma rápida e fácil para garantir que o impacto seja mínimo. Isso também ajuda a conduzir a análise da causa raíz e a chegar a uma solução o mais rápido possível.

Planejamento

Essa fase inclui a criação de uma estratégia e a decisão sobre quais ativos de TI são necessários na organização e como adquiri-los e financiá-los. Uma análise de custo/benefício geralmente é realizada no estágio de planejamento.

Aquisição

A aquisição de ativos por meio de construção, compra, leasing ou licenciamento está incluída na fase de aquisição.

Implantação

Esse estágio trata principalmente da introdução do ativo no ecossistema de TI. Isso inclui a instalação, a integração com outros componentes, o estabelecimento de operações ou processos de suporte e a habilitação do acesso do usuário.

Manutenção

Enquanto o ativo estiver sendo operado e usado, a manutenção, o reparo, as atualizações e as revisões podem ser necessários para maximizar o valor para os usuários, estender a vida útil do ativo, mitigar os riscos e reduzir os custos de suporte.

Desuso

Quando o ativo chega ao fim de seu ciclo de vida, ele deve ser descartado ou alienado. A baixa de ativos inclui a transição de usuários para outros recursos, a atualização de registros de ativos, o cancelamento de contratos de suporte, o encerramento de renovações de licenças e o início de um plano para substituição de ativos.

 

À medida que os ativos de uma organização crescem, pode ser cansativo rastrear manualmente esses ativos, desde a aquisição até o desuso. Ter o software ITAM certo pode ajudá-lo a centralizar o gerenciamento de ativos em todo o seu ciclo de vida.

• Gerenciar licenças de ativos:ao acessar todas as licenças de ativos de TI, você pode tomar decisões informadas para a organização. É possível rastrear as datas de expiração dos contratos de licença, verificar se o ativo em questão corre o risco de violar um contrato de licença ou se há excesso de licenças, etc;
• Gerenciar versões de ativos: o software ITAM pode ajudá-lo a monitorar as versões dos ativos e garantir que o software e o hardware implantados estejam atualizados e seguros de acordo com os padrões mais recentes;
• Gerenciar ativos digitais: usando o software ITAM, você pode rastrear e gerenciar seus ativos digitais, como multimídia e seus direitos digitais

Recursos do software ITAM

1. Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos

Com o software IATM, você também pode detectar automaticamente todos os ativos (hardware ou software) instalados em qualquer sistema da sua organização. Ao controlar a aquisição e o custo dos ativos, você pode otimizar e aprimorar o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos usando uma solução integrada e automatizada para gerenciar os ativos desde a aquisição até o desuso.

2. Rastreamento de ativos

Você pode monitorar e rastrear todos os ativos da sua organização usando dados centralizados. Isso envolve a coleta de informações relativas ao custo do ativo, licenças, garantias, localização dos ativos, condição dos ativos etc

3. Gerenciamento de inventário

O software ITAM pode ajudá-lo com o gerenciamento de inventário, gerenciando e rastreando todos os seus ativos no local e na nuvem. Isso pode ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre a compra, a utilização e a governança de ativos.

4. Gerenciamento de contratos

Com o gerenciamento de contratos, o software ITAM pode ajudá-lo a gerenciar seus contratos e licenças para planejar com eficácia suas futuras renovações e otimizar a melhor utilização de suas licenças SaaS. Você pode ficar por dentro do uso e renovar contratos, leases e licenças de forma inteligente para reduzir os custos de software, estar preparado para auditorias, eliminar a burocracia e melhorar a conformidade.

5. Gerenciamento de ativos de software

O uso de um sistema de gestão de ativos ajuda a otimizar o uso de softwares e a automatizar os processos de todos os seus aplicativos de software e SaaS no local. Com tudo sob um único teto, você pode acompanhar os gastos com software e permitir que sua empresa planeje o futuro com eficiência. Além disso, o software IATM correto pode restringir o uso não autorizado de software e implementar patches corretamente para evitar riscos de segurança e conformidade.

6. Gerenciamento de SaaS

Você pode obter visibilidade total do seu patrimônio de SaaS, identificar aplicativos redundantes e subutilizados, obter insights acionáveis e automatizar os processos de otimização. Ao ter uma única fonte de verdade, você pode evitar assinaturas de SaaS em silos e ficar à frente das renovações com insights precisos sobre o uso.

7. Banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB)

Com o software ITAM certo, você pode obter um CMDB que funciona como uma fonte integrada de verdade para seus ativos e seu ciclo de vida completo. Isso ajuda a aprimorar a prestação de serviços e a melhorar a governança dos ativos. Com uma visão em tempo real da sua infraestrutura, você pode gerenciar todos os seus ativos, reduzir os riscos e obter um contexto completo sobre as dependências e associações de ativos em um único painel.

À medida que os ativos de uma organização crescem, pode ser cansativo rastrear manualmente esses ativos, desde a aquisição até o desuso. Ter o software ITAM certo pode ajudá-lo a centralizar o gerenciamento de ativos em todo o seu ciclo de vida.

• Gerenciar licenças de ativos:ao acessar todas as licenças de ativos de TI, você pode tomar decisões informadas para a organização. É possível rastrear as datas de expiração dos contratos de licença, verificar se o ativo em questão corre o risco de violar um contrato de licença ou se há excesso de licenças, etc;
• Gerenciar versões de ativos: o software ITAM pode ajudá-lo a monitorar as versões dos ativos e garantir que o software e o hardware implantados estejam atualizados e seguros de acordo com os padrões mais recentes;
• Gerenciar ativos digitais: usando o software ITAM, você pode rastrear e gerenciar seus ativos digitais, como multimídia e seus direitos digitais

Recursos do software ITAM

1. Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos

Com o software IATM, você também pode detectar automaticamente todos os ativos (hardware ou software) instalados em qualquer sistema da sua organização. Ao controlar a aquisição e o custo dos ativos, você pode otimizar e aprimorar o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos usando uma solução integrada e automatizada para gerenciar os ativos desde a aquisição até o desuso.

2. Rastreamento de ativos

Você pode monitorar e rastrear todos os ativos da sua organização usando dados centralizados. Isso envolve a coleta de informações relativas ao custo do ativo, licenças, garantias, localização dos ativos, condição dos ativos etc

3. Gerenciamento de inventário

O software ITAM pode ajudá-lo com o gerenciamento de inventário, gerenciando e rastreando todos os seus ativos no local e na nuvem. Isso pode ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre a compra, a utilização e a governança de ativos.

4. Gerenciamento de contratos

Com o gerenciamento de contratos, o software ITAM pode ajudá-lo a gerenciar seus contratos e licenças para planejar com eficácia suas futuras renovações e otimizar a melhor utilização de suas licenças SaaS. Você pode ficar por dentro do uso e renovar contratos, leases e licenças de forma inteligente para reduzir os custos de software, estar preparado para auditorias, eliminar a burocracia e melhorar a conformidade.

5. Gerenciamento de ativos de software

O uso de um sistema de gestão de ativos ajuda a otimizar o uso de softwares e a automatizar os processos de todos os seus aplicativos de software e SaaS no local. Com tudo sob um único teto, você pode acompanhar os gastos com software e permitir que sua empresa planeje o futuro com eficiência. Além disso, o software IATM correto pode restringir o uso não autorizado de software e implementar patches corretamente para evitar riscos de segurança e conformidade.

6. Gerenciamento de SaaS

Você pode obter visibilidade total do seu patrimônio de SaaS, identificar aplicativos redundantes e subutilizados, obter insights acionáveis e automatizar os processos de otimização. Ao ter uma única fonte de verdade, você pode evitar assinaturas de SaaS em silos e ficar à frente das renovações com insights precisos sobre o uso.

7. Banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB)

Com o software ITAM certo, você pode obter um CMDB que funciona como uma fonte integrada de verdade para seus ativos e seu ciclo de vida completo. Isso ajuda a aprimorar a prestação de serviços e a melhorar a governança dos ativos. Com uma visão em tempo real da sua infraestrutura, você pode gerenciar todos os seus ativos, reduzir os riscos e obter um contexto completo sobre as dependências e associações de ativos em um único painel.

Com muitos softwares de ITAM disponíveis atualmente, é importante escolher aquele que se alinhe às suas necessidades e metas comerciais e que possa ajudá-lo a prestar o melhor serviço. Aqui estão três motivos pelos quais você deve considerar a adoção de uma ferramenta de ITAM:

1. Economizar dinheiro

Com a crescente dependência de serviços e infraestrutura de software, é importante reduzir os custos otimizando as licenças de software.

2. Dependência de planilhas

Embora você possa pensar que o uso de planilhas para rastreamento seja uma maneira precisa de rastrear ativos, esse pode ser um método caro quando você não consegue acompanhar as mudanças organizacionais. A manutenção dessas planilhas por um funcionário pode ser complicada e levar a erros no longo prazo.

3. Crescimento da shadow IT (TI invisível)

Com a crescente dependência de software, licenças e aplicativos, os funcionários geralmente os compram e usam sem o conhecimento da equipe de TI da organização. O uso de aplicativos e licenças às escondidas só pode levar a altos riscos e despesas crescentes.

O software ITAM correto pode:

• Ajudá-lo a criar e manter um banco de dados centralizado de ativos em toda a sua organização;
• Fornecer informações em tempo real sobre os ativos e seu suporte técnico usando tíquetes de suporte;
• Tomar decisões informadas sobre o uso de ativos seguindo insights derivados do custo de gerenciamento desses ativos;
• Mapear os ativos certos para os respectivos usuários, de modo que seus funcionários possam ter os recursos técnicos necessários à disposição.

Uma solução de gestão de serviços intuitiva e poderosa como o Freshservice ajuda você a dimensionar corretamente seu ITAM em uma única interface. Da descoberta automatizada de ativos ao CMDB integrado e ao gerenciamento do ciclo de vida dos ativos, o Freshservice é o software IATM de que sua empresa precisa hoje.